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公司檔案管理實現數字化、智能化、便捷化

时间:2021-08-10     作者:李悅章 何文霞【原创】   阅读

為進一步提高檔案管理工作水平、節約檔案管理成本、提高檔案利用服務,實現電子文件管理模式,公司續建項目部利用智慧檔案管理系統逐步實現檔案數字化、管理智能化、查找便捷化。

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智慧檔案管理系統的引入徹底改變了原來檔案室封閉、半封閉的管理狀況,實現了檔案管理跨越式的發展,數字化檔案系統的建立將傳統的檔案管理變成了超大規模的、便于使用的、沒有時空限制的“知識信息中心”,有利于充分發揮檔案信息的增值作用。電子文件相對于紙質文件來說,其保管條件、運作成本要求都較低,通過智慧檔案管理系統能夠及時將公司收文以及各部門形成的文件進行集中統一的電子化管理。目前,已上傳完成采購合同、招投標資料及各類文件2000余份。

隨著各類資料、數據的增長,數據共享的需求也日益迫切,對于檔案管理工作而言,要求必須從傳統的“重保管、輕利用”向“重保管、更重利用”的方向轉變,續建項目部所采用的智慧管理系統通過大數據收集整理等數字化的技術與手段,提供了可視化的操作環境,極大的提高了使用效率,全面提升了檔案管理水平。

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后續,公司將進一步總結經驗,充分發揮智慧檔案管理系統功能,構建安全、便捷、共享、高效的數字化檔案管理體系。


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